Как провести эффективное совещание

Как провести эффективное совещание

Время совещаний проходить впустую? Переговоров больше, чем конструктива? Люди кивнули, но всё осталось как прежде? Все устали от бесконечных встреч, нет желания что-либо обсуждать?

Или же сотрудники ждут совещаний, чтобы разрешить накопившиеся вопросы и пойти дальше? Готовы открыто обсуждать разногласия и находить решение?

Достаточно просто найти недостатки в том, как другие проводят совещания и выявить массу недостатков. Однако, если речь идёт о ваших совещаниях, они более плодотворны и продуктивны?

Следующие 10 рекомендаций помогут организовать встречи так, что ваши коллеги не будут нервничать, получая приглашения на инициируемые вами совещания.

Более того, следующие рекомендации способны повысить ценность даже тех встреч, которые вы посещаете в качестве участника, и организаторы не совсем эффективно справляются с их проведением. Хотя, безусловно, гораздо проще предпринимать нужные шаги на этапах планирования и подготовки мероприятия, чтобы сделать его продуктивным, эффективным и интересным.

#1 Чётко понимайте зачем вы проводите данную встречу.

Мы принимаем рабочие встречи и совещания как атрибут и неотъемлемую часть корпоративной жизни. К сожалению, не все атрибуты одинаково полезны с точки зрения результата. Случается, что проведение совещаний не влечёт за собой больше ничего кроме потребления дополнительного времени и бумаги.

Не позволяйте встречам, которые проводите вы, попасть в разряд неотъемлемых, но безрезультативных атрибутов. Уделите 5 минут времени, прежде чем отправить приглашение на встречу коллегам. Сформулируйте в 10 словах или возможно меньше, почему вам необходимо собрать вместе всех участников. Зафиксируйте свои мысли и затем отложите их. Вернитесь к рассмотрению час спустя, если они всё ещё кажутся вам актуальными, тогда смело отправляйте приглашение.

#2 Ответьте себе на вопрос, каких действий и результатов вы ожидаете по окончанию встречи.

Встречи отвлекают сотрудников от ежедневных задач (порой важных и срочных) и вовлекают в замкнутую среду, где на них возможно будут оказывать влияние. От Вас как от организатора зависит, насколько мудро Вы распорядитесь вниманием сотрудников. В тот момент, когда Вы утрачиваете способность управлять вниманием сотрудников, совещание де-факто прекращается.

Не растрачивайте чужое время (и своё тоже). Вместо этого уделите несколько минут перед собранием вопросу: Чего я ожидаю от участников в конце встречи? Попробуйте уместить свой ответ в 10 или меньше слов.

Понимание другими, что Вы хотите от них, значительно упрощает получение результата. Другие знают, что Вам дать. В противном случае, каждый будет пытаться спрогнозировать ваши ожидания исходя из своих личных предпосылок. Это займёт время и скорее всего будет в разы отличаться от того, что Вам требуется.

#3 Если совещание можно заменить на беседу с 1-2 людьми, сделайте это.

Если Вам нужно поговорить с одним или двумя участниками совещания, просто зайдите к ним и переговорите с «глазу на глаз». Это занимает меньше времени, даёт обменяться другим качеством информации и поддерживает персональное общение, которое постепенно прячется за системой взаимодействия в сети.

#4 Выбирая помощника по организации встречи, остановитесь на том человеке, кому вы доверяете.

Способность выбирать «верные» действия в нашем хаотичном мире – это способность менять этот мире.

Большое количество организаторов встреч не фиксируют достигнутые договорённости в протоколы, ссылаясь на то, что это дело секретаря или на то, что это просто бюрократия. Однако, надо держать в уме, что протокол встречи становится «точкой отсчёта», о том, что было согласованно и какие решения были приняты. Уделите пару минут сами или поручите это задание своему доверенному помощнику. Нет необходимости по ходу совещания записывать всё дословно, достаточно списка из пунктов договорённостей, действий, ответственных и согласованных дат.

#5 Установите правила поведения на встрече.

Все встречи, большие или маленькие, вовлекают во взаимодействие людей ради достижения одной либо более целей. В идеальном мире, эти взаимодействия-встречи организуются спонтанно самими участниками. И все относятся с уважением к времени коллег: комментарии высказываются организованно, стратегия и тактика действий планомерно обсуждаются, согласовываются и фиксируются. После того как достигнуто согласие, команда переходит к следующему пункту повестки встречи.

Однако, в реальном мире нам нужны инструменты и договорённости, чтобы оставаться организованными и продолжать движение к выбранной цели. Вы должны знать основные правила, по которым проходят собрания. Если же в вашей компании их нет на текущий момент, создайте сами, поделитесь с коллегами и следуйте им.

Вот один из примеров: «на совещании присутствуют все, и все участвуют». Что значит, что нет оправданий для пропусков, нет возможности просматривать электронную почту по ходу встречи, отмалчиваться и пр.

#6 Начинайте вовремя, заканчивайте раньше.

Существует достаточно много времени потратить время впустую, ещё до того, как совещание началось. Точно также, как и на самой встрече будут возникать вопросы отличные от основной темы и даже возможно касающиеся личных вопросов участников.

Когда Вы планируете встречу, сознательно заложите на её проведение чуть больше времени, чем Вам нужно. Традиционно, дополнительные 20-30 минут покрывают достаточное количество второстепенных тем. Тренируйтесь и начинайте в течение первых 3 минут обозначенного времени начала встречи и завершайте собрание, когда Вы достигнете своих реальных целей (см. пп. 1 и 2).

Люди редко жалуются, если собрание завершается раньше. Чего нельзя сказать о ситуациях, когда они неоправданно затянуты.

#7 Держите фокус встречи, который вы определили в п.1 и 2

Это никогда не подводит. Зачастую кто-то прерывает обсуждение, чтобы поделиться интересными сопутствующими фактам. Порой они относятся к теме встречи, однако чаще, они соотносятся лишь совсем косвенно. В любом случае, время, потраченное на их обсуждение, отвлекает от реальной цели встречи.

Не позволяйте этому случиться с Вами. Останавливайте подобные «выпады» по мере их появления. Останавливайте ораторов, которые хотят поговорить о связанных, но неважных вопросах. Развивайте свою репутацию прекрасно организованного ведущего собраний, чтобы непосредственно на встречах люди уже не оспаривали Ваш авторитет.

#8 Получите понимание от собравшихся каких действий вы ожидаете по окончании встречи.

Встреча заканчивается, кто-то подошёл убрать зал, и… что дальше?

Фиксируйте договорённости сразу в момент достижения консенсуса по каждому вопросу. В части случаев участники уже согласились с набором действий и ответственными за них, в части случаев – Вам будет нужно назначить ответственных. В любом случае, получите устное подтверждение от каждого участника, что он или она понимает план действий.

Список с указанием действий, ответственных и сроков говорит особенно убедительно, когда мы подходим к финалу встречи. Не будет нужны вновь возвращаться к тем же вопросам и выбирать того «кто хочет» поручиться за достижение конкретного результата.

#9 Подведите итоги и зафиксируйте договорённости.

Долгосрочный эффект встречи зависит как от составленного action-плана, так и от договорённостей, достигнутых в ходе обсуждения. Эти соглашения в последующем создают качество взаимодействия участников встречи.

Потратьте ещё минуту в конце встречи и зафиксируйте достигнутые договорённости. Это позволит всем убедиться, что вы правильно поняли друг друга и достигли определённого консенсуса.

#10 Следите за выполнением обозначенный задач и соглашений.

Как правило, люди помнят эмоциональный фон на собраниях, возможно обиды, раздражения и разочарования, а не работу, которую они проделали. Как организаторы встречи, мы обязаны отделить одно от другого и зафиксировать результативные итоги встречи.

После того, как Вы отправите протокол собрания, потратьте ещё несколько минут с каждым участником, чтобы обсудить любые вопросы, которые у них могут быть. Возможно, Вам покажется странным такой персональный подход, однако, Вы будете удивлены насколько хорошо люди будут реагировать на приглашение на следующую встречу с Вами.

Ничто не может заменить хорошие манеры. Следуя этим простым советам Вы сможете провести более эффективную встречу. Однако, будьте осторожны. Эффективность привлекает внимание, внимание ведёт к ответственности, ответственность ведёт к риску, риск ведёт к успеху, а успех к ещё большему объему работы.